FICHE DE POSTE D’UN(E) ASSITANT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET COMPTABLE

L'Assistant(e) Administratif (ve) et Comptable assure la gestion administrative courante et participe au suivi comptable de l'organisation. Il/elle contribue au bon fonctionnement des activités en garantissant la fiabilité des documents administratifs, financiers et comptables.

Gestion administrative

• Accueillir et orienter les visiteurs, partenaires et fournisseurs.
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus, notes de service).
• Classer et archiver les dossiers physiques et numériques.
• Assurer le suivi des contrats, des fournitures et des équipements de bureau.
• Organiser les réunions et gérer les agendas.

Gestion comptable

• Saisir les opérations comptables dans les logiciels dédiés.
• Établir et enregistrer les factures clients et fournisseurs.
• Assurer le suivi des paiements et des encaissements.
• Préparer les états de rapprochement bancaire.
• Participer à l'élaboration des rapports financiers périodiques.
• Vérifier les pièces justificatives et assurer leur classement.
• Contribuer à la préparation des audits internes et externes.

Gestion financière et budgétaire

• Participer au suivi budgétaire des activités.
• Assurer le contrôle des dépenses et des pièces comptables.
• Préparer les demandes de paiement et les ordres de virement.
• Produire des tableaux de bord de suivi financier.

Administration

• Les documents administratifs sont correctement classés et facilement accessibles.
• Les courriers, rapports et correspondances sont traités dans les délais requis.
• Les dossiers administratifs sont régulièrement mis à jour.
• Les réunions et activités administratives sont organisées efficacement.

Comptabilité et finances

• Les opérations comptables sont enregistrées de manière exacte et dans les délais.
• Les pièces justificatives sont complètes, conformes et bien archivées.
• Les états de caisse et les rapprochements bancaires sont produits régulièrement.
• Les paiements sont effectués conformément aux procédures établies.
• Les rapports financiers sont préparés et transmis dans les délais convenus.
• Les audits se déroulent sans difficulté majeure grâce à la disponibilité des documents requis.

Performance générale

• Respect des procédures administratives, financières et comptables de l’organisation.
• Fiabilité et confidentialité des informations traitées.
• Contribution à la bonne gestion des ressources de l’organisation.
• Appui efficace aux équipes dans la réalisation de leurs activités.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des principes de comptabilité générale.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité et de gestion.
• Bonne capacité de rédaction administrative.
• Connaissance des procédures administratives et financières.

• Respect des délais de traitement des dossiers.
• Fiabilité des données administratives et comptables.
• Qualité du classement et de l'archivage.
• Taux d'erreurs dans les opérations comptables.
• Respect des procédures administratives et financières.